KPI, hazlo fácil y efectivo

Todos los que trabajamos en una empresa con cierto nivel tecnológico nos hemos visto en alguna ocasión en una conversación, ya sea informal o en una reunión de equipo, donde “el que sabe idiomas” dice: “Tenemos que ____ (rellenar línea de puntos) los KPI para ____ (rellenar línea de puntos)”. Habitualmente esta frase precede o antecede a cualquier otra frase que incluye la palabra “funnel”.

Bueno, pues tanto si eres “el que sabe idiomas” como si eres el que se sacó estadística por correspondencia o simplemente eres el que asiente en plan “me quiere sonar“, este artículo es para ti.

Vamos a intentar que (de una vez por todas) nos quede un poco más claro a todos, que son los KPI y para que diantres sirven.

Antes de que empieces a seleccionar tus KPIs, necesitas tener claros tus objetivos. ¿Qué es lo que realmente quieres lograr con tu empresa? ¿Incrementar las ventas, mejorar la satisfacción del cliente, o tal vez aumentar la eficiencia operativa? Una vez que tengas claros tus objetivos, será mucho más fácil seleccionar los KPIs que realmente importan.

Ahora, hablemos de métricas. Aquí es donde entran en juego los KPIs, KRIs y la analítica.

• KPI (Indicadores Clave de Desempeño): Como ya hemos mencionado, son las métricas que te ayudan a rastrear el progreso hacia tus objetivos. Son específicos, medibles y, lo más importante, están directamente relacionados con tus metas empresariales.
• KRI (Indicadores Clave de Riesgo): Estos son un poco diferentes. Los KRIs te ayudan a identificar los riesgos potenciales que podrían afectar el desempeño de tu empresa. Son como las alarmas que te avisan cuando algo podría estar yendo mal, permitiéndote tomar medidas antes de que las cosas se pongan feas.
• Analítica: Aquí es donde las cosas se ponen un poco más técnicas. La analítica implica el uso de estadísticas y modelos matemáticos para analizar tus datos y obtener insights valiosos que pueden ayudarte a tomar decisiones más informadas.

Estándar de nomenclatura.
Lo primero que vamos a hacer es entender que las cosas se hacen así y no de otro modo por la sencillez que subyace.
Cuando hablemos de dinero indicaremos SIEMPRE el nombre de la columna con un símbolo de dólar (euro también vale). Te quedaría algo como “$ Rendimiento neto“, cuando hables de números, usarás la poco valorada almohadilla “# Leads totales“, y cuando hables de porcentajes el tanto por ciento “% Variación“.

¿Nos va quedando un poquito más claro?

No todos los KPIs son creados iguales, y lo que podría ser una métrica vital para el departamento de marketing, podría no tener ningún sentido para el equipo de finanzas. Por lo tanto, es crucial seleccionar KPIs que sean relevantes para cada área de tu empresa.
Así que aquí te dejamos este pequeño esquema, que nunca viene mal:

Ni a todas las areas de tu empresa les interesa lo mismo, ni a ti como empresa te interesa lo mismo que otra marca que se dedica algo diametralmente opuesto a ti.. Los KPI están enfocados en optimizar aquellas partes de tu empresa que os hacen sobrevivir.
Por querer optimizar o por falta de conocimiento, trabajamos con plantillas genéricas que ayudan poco o nada a ver lo que de verdad queremos ver.

Así que sin más dilación, aquí otro esquema:

Todo tiene truco. Llámalo patrón o modelo. Pero lo tiene, y nosotros usamos muchos que nos van de perlas cuando tenemos que explicar cosas muy densas y conseguir que la gente no se duerma o piense en la lista de la compra. Piensa que vas a trabajar con una cantidad abrumadora de datos que necesitas analizar y presentar de una manera que sea fácil de entender. Ya sufres tu el tener que hacer el informe, pónselo fácil a los demás. Aquí es donde los KPIs entran en juego, y con ellos, la necesidad de visualizar estos datos de manera efectiva. Aquí te presentamos algunos trucos que te lo harán todo mucho más divertido:

1. Aplica la Regla KISS (Keep It Simple, Stupid)

Aunque este principio se utiliza comúnmente en el diseño web, también es muy aplicable a la presentación de KPIs. La idea es mantener las cosas simples y directas, evitando complicaciones innecesarias que puedan confundir a tu audiencia. En lugar de abrumar con demasiada información, enfócate en lo que es realmente importante y preséntalo de una manera clara y concisa.

2. La Narrativa detrás de los Datos: Storytelling

Recuerda que lo que realmente importa es la historia que los datos cuentan. El storytelling puede transformar una simple presentación de datos en una narrativa que enganche a tu público –tampoco vayas a pensar que el storytelling puede salvarte de todo… un informe de quindenio sobre las ventas de hielo en Siberia, seguirá siendo una lata, pero puedes hacerlo entretenido. Tenemos fe en ti– . En nuestro libro, “Storytelling con datos”, encontrarás más información sobre este tema. Los datos en sí mismos, para un espectador externo (es decir, que no eres tu), son sólo datos, debes ser tu quien infunda poder a la información, los informes son solo un punto de apoyo, tu historia es la que moverá el mundo, joven Arquímedes.

3. Visualización de Datos

La visualización de datos es una herramienta poderosa que puede ayudarte a interpretar y comunicar información compleja de una manera más accesible. Aquí hay algunas técnicas que podrías considerar:

• Gráficos de Barras (Bar Charts): Ideales para comparar datos entre diferentes grupos.
• Gráficos de Línea: Perfectos para mostrar tendencias y evoluciones a lo largo del tiempo.
• Gráficos de Balas (Bullet Graphs): Útiles para visualizar el rendimiento frente a los objetivos preestablecidos.
• Líneas de Chispa (Sparklines): Permiten visualizar tendencias en una serie de datos en un formato pequeño y simple.
• Multiples Pequeños (Small Multiples) y Gráficos de Cascada (Waterfall Charts): Ayudan a desglosar datos complejos en segmentos más manejables, facilitando la comparación y el análisis.

4. Lo que no puedes hacer.

Y cuando decimos que no “puedes”, es que no lo hagas. Estamos siendo amables.

Aquí hay algunas cosas que deberías evitar:

• Gráficos de Pastel (Pie Charts): Pueden ser confusos y no ofrecen una comparación clara entre diferentes segmentos.
• Gráficos 3D: Son el equivalente visual de la Comic Sans; pueden parecer anticuados y distraer de la información importante.
• Fondos Oscuros en los Gráficos: Pueden hacer que sea difícil distinguir los detalles finos en tus datos.
• Líneas de Base No-Cero (Non-Zero Baseline): Pueden dar una representación engañosa de tus datos.
• Sobresaturación: Intenta no abrumar a tu audiencia con demasiada información en un solo gráfico.
• Uso de Líneas de Cuadrícula (Gridlines): A menudo, estas pueden añadir ruido visual innecesario, distrayendo de los datos clave.

Recuerda, el objetivo es que te entienda desde el becario hasta el CEO.

Personalmente espero que te haya quedado todo un poco más claro. Y que la próxima vez que “el que habla idiomas” te hable sobre KPI’s puedas decirle: “Eso tu, por si acaso” y explicarle todo lo que tu has aprendido en este artículo y él no.
Los KPIs son herramientas que juegan siempre a tu favor, cuando se utilizan correctamente, pueden transformar la forma en que tu empresa opera y prospera.

Pero, como hemos visto, no es solo una cuestión de números y gráficos. Es un arte de narración, donde cada dato cuenta una parte de una historia más grande. (¿Te hemos dicho ya que tenemos un libro sobre esto?)

Te hemos dicho de donde sacar tus datos y cómo mostrarlos. Pero recuerda, la clave está en la selección cuidadosa y el análisis meticuloso de estos datos, asegurándote de que cada KPI que elijas esté alineado con los objetivos y metas de tu empresa.

Y, por supuesto, hemos discutido las trampas comunes y los errores que debes evitar a toda costa. Porque, al final del día, un KPI efectivo es aquel que es claro, conciso y, sobre todo, útil.

Recuerda mantenerlo simple, visualmente atractivo y, lo más importante, relevante para tu audiencia. Porque, como dijo una vez Descartes, “El poder de una buena historia puede mover el mundo”.

No dudes en contactarnos para cualquier asesoramiento o guía que puedas necesitar.

¡Hasta la próxima!