Método ICOME: Identifica, Corrige, Optimiza, Mejora y Evalúa

enero 15, 2024

IA

Método ICOME: Identifica, Corrige, Optimiza, Mejora y Evalúa

¿Sabes esos días en los que te sientas en tu escritorio y tu lista de tareas es más larga que un día sin pan? O todo lo contrario, tu lista de tareas es corta, ¿pero esas pequeñas remoras se van a llevar todas las horas de tu día? (Vale, pon voz de anuncio para leer esto) Te presentamos el nuevo método ICOME! (aplausos!).

Lo que hemos observado, es que habitualmente vivimos (trabajamos) en caos. Nos acostumbramos a él, lo normalizamos y dejamos que nos lleve la marea.

Hay una serie de pasos que podemos seguir para intentar corregir nuestro comportamiento (vamos, como dejar de fumar). Y que nosotros aplicamos en nuestro día a día y en las empresas para las que trabajamos.

El problema, es que se nos va el tiempo en cosas o acciones que son fácilmente solucionables. En esencia, la causa es que o bien no hemos considerado otras opciones o no hemos querido alterar el statu quo (Esto lleva así desde siempre y no quieren que se cambie).

Pues agárrate que hoy vamos a mover el avispero que hay bajo tu silla.

Ponte un café, porque arrancamos.

Identifica

En el primer paso del método ICOME, nos enfocamos en identificar las tareas y procesos que están consumiendo tu tiempo de manera ineficiente. Esta etapa te sirve como base, ya que no puedes corregir lo que no reconoces como un problema.

Veamos como hacerlo:

  1. Auditoría de Tareas:
    • Comienza realizando un análisis de tus actividades diarias. Anota todo lo que haces durante varios días. Esto incluye desde revisar correos electrónicos hasta reuniones y tareas específicas.
  2. Evaluación de Valor y Tiempo:
    • Una vez que tengas tu lista, evalúa cada tarea basándote en su importancia y el tiempo que te lleva. Pregúntate: ¿Esta tarea aporta valor real a mi trabajo o al de mi empresa? ¿Podría estar invirtiendo este tiempo en algo más productivo?
  3. Reconocer Patrones:
    • Busca patrones en tu lista. Tal vez estás dedicando demasiado tiempo a tareas administrativas que podrían automatizarse o delegarse. O quizás hay reuniones frecuentes que podrían ser más eficientes o incluso innecesarias.
  4. Feedback de Colegas y Supervisores:
    • No dudes en pedir opiniones a tus colegas o supervisores. A menudo, ellos pueden ofrecer una perspectiva diferente sobre cuáles son las tareas esenciales y cuáles pueden optimizarse o eliminarse.
  5. Herramientas de Análisis:
    • Considera usar herramientas tecnológicas para ayudarte en este proceso. Aplicaciones como rastreadores de tiempo o software de gestión de proyectos pueden ser útiles para obtener una visión más objetiva de cómo utilizas tu tiempo.

Al final de este proceso, deberías tener una lista clara de las tareas que requieren atención. Estas son las piedras en tu camino laboral que el método ICOME te ayudará a retirar o a convertir en escalones hacia una mayor eficiencia y productividad.

Corrige

Una vez que has identificado las tareas y procesos que te están frenando, es hora de pasar a la acción. Corregir no solo significa eliminar los problemas, sino también encontrar maneras de realizar las tareas de forma más efectiva.

Veamos cómo puedes hacerlo:

  1. Desarrollar Soluciones Prácticas:
    • Para cada tarea o proceso identificado, desarrolla una solución. Si una tarea consume mucho tiempo y aporta poco valor, considera eliminarla o reducir su frecuencia. Si es esencial pero ineficiente, busca formas de simplificarla.
  2. Automatización y Delegación:
    • Evalúa qué tareas pueden automatizarse con tecnología o software actual. Para las tareas que no se pueden automatizar pero que no necesitan tu atención específica, considera la posibilidad de delegarlas a otros miembros del equipo o incluso externalizarlas.
  3. Modificar Procesos y Rutinas:
    • A menudo, no son solo las tareas individuales las que necesitan corrección, sino también los procesos y rutinas completos. Examina cómo se realizan las tareas y si hay formas más eficientes de organizarlas o agruparlas.
  4. Implementación de Cambios:
    • Una vez que hayas decidido las correcciones, implementa los cambios de manera gradual. Esto te permitirá ajustarte a las nuevas formas de trabajar y resolver cualquier problema que surja durante el proceso.
  5. Comunicación y Formación:
    • Si tus correcciones afectan a otros en tu equipo o empresa, asegúrate de comunicar los cambios claramente. Proporciona la formación necesaria para garantizar que todos entiendan y se adapten a las nuevas prácticas.
  6. Seguimiento y Ajuste:
    • Después de implementar los cambios, haz un seguimiento para asegurarte de que estén funcionando como se esperaba. Esté abierto a realizar ajustes si es necesario, basándote en los resultados y el feedback.

Al corregir los problemas identificados, estás allanando el camino para un flujo de trabajo más suave y eficiente. Liberarás tiempo y recursos que puedes redirigir hacia actividades más valiosas y gratificantes.

optimiza

La optimización es el corazón del método ICOME, donde realmente comienzas a transformar tu forma de trabajar. Aquí, el objetivo es mejorar los procesos para que sean lo más efectivos posible.

Veamos cómo puedes lograrlo:

  1. Reevaluación de Procesos:
    • Examina los procesos actuales, incluso aquellos que ya has corregido, para identificar oportunidades de mejora. Pregunta si pueden ser más rápidos, más simples o generar mejores resultados.
  2. Implementación de Tecnología:
    • Investiga y adopta herramientas tecnológicas que puedan automatizar o facilitar tareas. Esto podría incluir software de gestión de proyectos, herramientas de automatización de oficina, o incluso inteligencia artificial y aprendizaje automático para tareas más complejas.
  3. Mejora Continua:
    • Adopta un enfoque de mejora continua. Siempre busca maneras de hacer las cosas mejor, más rápido y de manera más rentable. Mantén la curiosidad y la disposición para experimentar con nuevas ideas.
  4. Capacitación y Desarrollo de Habilidades:
    • Invierte en formación y desarrollo para ti y tu equipo. Asegúrate de que todos tengan las habilidades necesarias para utilizar de manera efectiva las nuevas herramientas y procesos.
  5. Establecer Métricas de Rendimiento:
    • Define indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir la eficacia de tus procesos. Estas métricas te ayudarán a ver dónde estás logrando mejoras y dónde necesitas hacer ajustes adicionales.
  6. Fomentar una Cultura de Innovación:
    • Promueve un ambiente donde la innovación y la eficiencia sean valores clave. Anima a tu equipo a proponer y experimentar con nuevas ideas.

Al optimizar tus procesos y tareas, no solo estás mejorando la eficiencia, sino también abriendo la puerta a nuevas oportunidades y formas de trabajar. Este paso es esencial para asegurar que tu entorno laboral no solo sea eficiente, sino también adaptable y preparado para los desafíos futuros.

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mejora

La mejora es la fase del método ICOME donde refinamos y perfeccionamos los cambios que hemos implementado. En este paso garantizamos que las optimizaciones realizadas tengan un impacto duradero y evolucionen con las necesidades de tu trabajo.

Aquí te mostramos cómo llevar a cabo esta fase:

  1. Revisa:
    • Revisa los procesos y prácticas recién implementados. Esto te ayudará a identificar áreas que necesitan ajustes adicionales y a asegurarte de que las mejoras continúan siendo efectivas a lo largo del tiempo.
  2. Incorporación de Feedback:
    • Recoge y analiza el feedback de tu equipo y otros stakeholders (clientes). Sus perspectivas pueden proporcionar información sobre cómo se están recibiendo y funcionando los cambios en la práctica.
  3. Aprendizaje y Adaptación:
    • Mantén una mentalidad abierta al aprendizaje y la adaptación. Lo que funciona hoy puede necesitar ser ajustado mañana. Estar dispuesto a aprender de la experiencia y adaptarse es la clave.
  1. Benchmarking y Mejores Prácticas:
    • Compara tus procesos y resultados con los estándares de la industria o con empresas similares. Este benchmarking te puede dar ideas sobre cómo otros han resuelto problemas similares y te puede inspirar para implementar mejores prácticas.
  2. Inversión en Innovación:
    • Considera invertir en investigación y desarrollo para seguir mejorando. Esto puede incluir desde explorar nuevas tecnologías hasta experimentar con diferentes enfoques de gestión de proyectos o trabajo en equipo.
  3. Documentación y Estandarización:
    • Una vez que encuentres métodos que funcionen bien, documenta y estandariza estos procesos. Esto garantiza que todos en la organización comprendan cómo se deben realizar las tareas y facilita la formación de nuevos empleados.
  4. Celebración de Éxitos y Aprendizaje de Errores:
    • Finalmente, celebra los éxitos y aprende de los errores. Cada mejora, no importa cuán pequeña sea, es un paso hacia un entorno de trabajo más eficiente y productivo. A la vez, los errores son oportunidades para aprender y crecer.

evalúa

Ya lo tenemos todo listo y ahora toca evaluar, lo que nos permite medir el impacto de los cambios realizados y determinar si necesitamos hacer ajustes adicionales. Esta fase garantiza que las mejoras sean sostenibles y efectivas a largo plazo. Aquí te explicamos cómo abordarla:

  1. Establecimiento de Indicadores de Rendimiento:
    • Si aún no lo has hecho en la fase de Optimización, establece indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el éxito de los cambios implementados. Estos KPIs deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (SMART).
  2. Recolección y Análisis de Datos:
    • Recopila datos basados en tus KPIs y analízalos regularmente. Esto te dará una comprensión clara de cómo están funcionando los cambios y si están teniendo el impacto deseado.
  3. Revisión Periódica:
    • Establece un cronograma para revisar los procesos y prácticas. Puede ser mensual, trimestral o anual, dependiendo de la naturaleza de tu trabajo. Usa estas revisiones para evaluar si los cambios siguen siendo relevantes y efectivos.
  4. Feedback Continuo:
    • Mantén canales de comunicación abiertos con tu equipo y otros stakeholders para recibir feedback continuo. Esto te permitirá hacer ajustes en tiempo real y mantener a todos a bordo y comprometidos con los procesos.
  1. Ajustes Basados en Resultados:
    • Utiliza los resultados de tus evaluaciones para hacer ajustes. Esto puede significar afinar los procesos existentes, revertir cambios que no están funcionando como se esperaba, o implementar nuevas mejoras.
  2. Documentación de Cambios y Resultados:
    • Mantén un registro detallado de los cambios realizados y sus impactos. Esta documentación será invaluable para entender la historia de tus esfuerzos de mejora y para orientar decisiones futuras.
  3. Cultura de Aprendizaje y Mejora Continua:
    • Fomenta una cultura organizacional que valore la evaluación y la mejora continua. Esto ayudará a que todo el equipo vea la evaluación no como una crítica, sino como una oportunidad para el crecimiento y la innovación.
  4. Celebración de Logros y Reconocimiento:
    • No olvides celebrar los éxitos y reconocer los esfuerzos de tu equipo. Esto ayuda a mantener la moral alta y a motivar a todos a seguir participando activamente en el proceso de mejora continua.

Rompiendo con el Statu Quo

No, no nos referimos a que rompas tus vinilos de música. No hablamos del grupo, sino de romper «LA NORMA» (así, con mayúsculas y negrita para que le des más importancia).

Romper con la norma es necesario. No sólo en el proceso de mejora y optimización, sino en el día a día. A menudo, las rutinas y las formas tradicionales de hacer las cosas pueden ser los mayores obstáculos para ir más allá.

Vamos a ver como podemos romper con «siempre se ha hecho así«:

  1. Cuestiona lo Existente:
    • Empieza por cuestionar por qué se hacen las cosas de cierta manera. Pregunta si hay una razón válida para las prácticas actuales o si simplemente se hacen así porque «siempre se ha hecho de esa manera».
  2. Fomenta una Mentalidad Abierta:
    • Promueve una cultura que valore las nuevas ideas y enfoques. Anima a tu equipo a pensar de manera creativa y a no temer cuestionar las prácticas existentes.
  3. Comunicación Clara y Transparente:
    • Al introducir cambios, comunica tus intenciones y razones de manera clara. Explica cómo los cambios propuestos pueden beneficiar al equipo y a la organización en general. No sirve de nada que tu tengas un millón de ideas si no eres capaz de transmitirlas de forma coherente y ordenada a los demás. Nadie vive en tu cabeza.
  4. Involucra a Todo el Equipo:
    • Involucra a tu equipo en el proceso de cambio. Escucha sus preocupaciones y sugerencias. El cambio es más efectivo y menos intimidante cuando todos se sienten parte del proceso.
  5. Prueba y Experimenta:
    • No tengas miedo de experimentar. Prueba nuevas ideas en una escala pequeña para ver cómo funcionan. Los experimentos controlados pueden ser una excelente manera de demostrar el valor de un nuevo enfoque sin alterar por completo el sistema existente.
  6. Aprende de los Errores:
    • No siempre tomarás la mejor decisión, no siempre lo que esperas que suceda… sucede. Acepta que no todos los cambios serán los óptimos desde el principio. Aprende de los errores y úsalos como oportunidades para crecer y mejorar.
  7. Celebra los Éxitos Iniciales:
    • Cuando un cambio resulta ser justo lo necesario, celébralo. Esto puede ayudar a construir impulso y ganar más apoyo para futuras iniciativas de cambio.
  8. Se Paciente y Persistente:
    • El cambio significativo no ocurre de la noche a la mañana. Sé paciente pero persistente en tus esfuerzos por romper con el status quo. Reconoce que la resistencia al principio es normal y forma parte del proceso de cambio.

Como aplicarlo

  1. Capacitación y Sensibilización:
    • Comienza educando a tu equipo sobre el método ICOME. Explica cada fase (Identificar, Corregir, Optimizar, Mejorar, Evaluar) y cómo cada una contribuye al éxito general del equipo y de la empresa.
  2. Establecimiento de Objetivos Claros:
    • Define objetivos específicos para cada fase del método. Estos objetivos deben ser claros, medibles y alcanzables, proporcionando una dirección y un propósito para el equipo.
  3. Identificación de Áreas Clave:
    • Involucra a tu equipo en la identificación de áreas que necesitan mejora. Esto puede incluir procesos ineficientes, tareas que consumen mucho tiempo o áreas donde la calidad puede aumentar.
  4. Planificación de Acciones Concretas:
    • Desarrolla un plan de acción para cada área identificada. Asigna responsabilidades y establece plazos para la implementación de las correcciones y optimizaciones.
  5. Uso de Herramientas y Recursos:
    • Aprovecha las herramientas y recursos disponibles para facilitar la implementación. Esto puede incluir software de gestión de proyectos, aplicaciones de seguimiento del tiempo, y formación en nuevas tecnologías o métodos.
  6. Monitoreo y Ajuste Constante:
    • Implementa un sistema para monitorear el progreso y hacer ajustes cuando sea necesario. Esto puede implicar reuniones regulares de seguimiento, informes de progreso y encuestas de feedback.
  7. Evaluación y Refinamiento:
    • Después de implementar cambios, evalúa su impacto. Usa los KPIs establecidos para medir el éxito y estar dispuesto a hacer ajustes para refinar aún más los procesos.
  8. Cultura de Mejora Continua:
    • Fomenta una cultura de mejora continua dentro de tu organización. Anima a los miembros del equipo a proponer constantemente nuevas ideas y a buscar formas de mejorar los procesos existentes.
  9. Comunicación y Celebración de Éxitos:
    • Mantén una comunicación abierta y transparente a lo largo del proceso y celebra los éxitos, por pequeños que sean. Reconocer y celebrar los logros ayuda a mantener la moral alta y refuerza la importancia del método ICOME en la mejora continua del lugar de trabajo.
  1. Adaptabilidad y Flexibilidad:
    • Sé adaptable y flexible en la implementación del método. Cada organización es única, por lo que es posible que necesites ajustar el enfoque para adaptarlo a las necesidades y la cultura específicas de tu empresa.

La Reflexión

Seamos claros, nadie quiere pasarse seis meses evaluando tareas. Nadie. Pero es que no nos queda otra… Cuando tu forma de gestionar un Excel es ‘copio aquí’ y ‘pego allí’, pues… hay que revisar. Si eres de los que imprime una tabla para comprobarla a mano y hacer el cuadre… pues… hay que revisar. Si eres de los que siempre tiene en la bandeja de entrada 100 emails por leer… hay que revisar.

En cualquier caso, (repite conmigo) hay que revisar.

Entre tú y yo, ahora que no nos ve nadie, cada semana hay cientos de nuevas maneras de hacer las cosas. Hacerlas más fáciles, más óptimas, que dan lugar a menos errores…

Y aquí entra en juego el método ICOME. No estamos hablando de hacer una ingeniería, es sólo revisar lo que ya existe de una forma coherente. Es un enfoque sensato para dejar de nadar contra la corriente y empezar a usar un bote a motor. Sí, porque seguir haciendo las cosas de la misma manera anticuada es como intentar cruzar el océano a nado cuando podrías ir en un yate.

El punto es que, si estás haciendo malabares con tus tareas, siempre apagando fuegos en lugar de prevenirlos, es hora de un cambio.

Cambiar es duro, especialmente cuando llevas años pegado a las mismas rutinas que, aunque ineficientes, son cómodas. Pero, ¿realmente quieres seguir siendo el rey o reina de los atajos inútiles y las soluciones parche?

Piénsalo: con el ICOME, identificas esos pequeños monstruos que te roban el tiempo; corriges las prácticas que te hacen perder el día; optimizas para que todo fluya como un río tranquilo; mejoras continuamente, porque siempre hay margen para ser un poco más eficiente; y evalúas, porque mirar atrás para ver lo lejos que has llegado es siempre gratificante.

Y, oye, no es malo pedir ayuda, a veces, una persona con más experiencia que tú en gestión de proyectos puede ayudarte. No queremos decir con esto que no sepas, pero nosotros no sabemos pilotar aviones, por eso vamos en vuelo comercial. Porque no somos John Travolta. Así que ‘delegamos’ la función del transporte a un tercero que sabe más, puede más, y facilita la tarea de hacernos llegar vivos a casa.

En tu empresa pasa algo muy parecido. Aceptar que no tienes que ser un hombre orquesta es el primer paso hacia la eficiencia. Si hay alguien fuera de las lindes de tu marca que puede hacer mejor una tarea, ¿por qué no permitirles hacerlo? Al final, tú te beneficias de su experiencia y habilidades.

Quizás hay alguien que se despierta por las mañanas emocionado por hacer que esa tarea que a ti te parece un laberinto sin salida sea un elemento más manejable.

Dejar que esa persona tome las riendas no solo mejora la tarea en sí, sino que te libera para enfocarte en lo que realmente amas y en lo que eres bueno.

A veces, la sabiduría más grande está en reconocer dónde brillamos y dónde necesitamos un poco de ayuda. Y no hay nada de malo en eso. De hecho, es un signo de inteligencia y madurez profesional.

En resumen, no necesitas ser un piloto experto en todo. A veces, lo mejor es comprar un billete de primera clase y disfrutar del viaje, sabiendo que estás en manos de un experto. Al fin y al cabo, incluso John Travolta no vuela su avión todo el tiempo.

conclusiones

Llegamos al final de nuestro viaje con el método ICOME, pero en realidad, este es solo el comienzo. Hemos explorado cómo identificar las ineficiencias, corregirlas, optimizar procesos, mejorar continuamente y evaluar los resultados. Y, por supuesto, hemos tocado la importancia de pedir ayuda cuando se necesita.

Aquí están las claves para llevar:

  1. El Cambio es Inevitable, pero Beneficioso: Sí, cambiar puede ser incómodo, pero es ahí donde ocurre el crecimiento. Adoptar el método ICOME es aceptar que siempre hay espacio para mejorar y que la eficiencia es un viaje continuo, no un destino.
  2. La Colaboración es Clave: No tienes que hacerlo todo solo. Aprovechar las habilidades y conocimientos de otros puede ser una decisión inteligente y productiva.
  3. La Tecnología es tu Aliada: Hay innumerables herramientas a tu disposición para facilitar cada paso del método ICOME. Utilízalas para ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la calidad del trabajo.
  4. La Evaluación Constante te Mantiene en el Camino Correcto: No basta con hacer cambios una vez y olvidarse de ellos. La evaluación constante asegura que estés siempre en la senda hacia la eficiencia y la efectividad.
  5. Celebra tus Éxitos: Cada pequeña mejora es un paso hacia un ambiente de trabajo más eficiente y gratificante. Reconoce y celebra estos logros, tanto en lo individual como en lo colectivo.

El método no es solo una serie de pasos para mejorar los procesos de trabajo; es una mentalidad, una forma de abordar cada día con la pregunta: «¿Cómo puedo hacer esto mejor?» Al final, se trata de trabajar de manera más inteligente, no más dura, y de disfrutar del proceso tanto como de los resultados.

¡Hasta la semana que viene!

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