Bienvenidos al Módulo 2 de nuestra serie mensual EASYAPRENDE. En estos manuales, queremos enseñarte un poco como funcionan todas esas herramientas de las que hablan los tiktokers, instagramers y “gurús” tecnológicos. Para que no te den gato por liebre. El último lunes de cada mes lo dedicamos a esto , y este mes, nos sumergimos en el universo de los datos con Airtable.

Todo el mundo habla sobre que los datos son el rey de la información, pero los datos en si mismos no son nada. Sólo información masiva que ocupa espacio. Existen muchísimas herramientas que puedes utilizar para analizar estos datos, para poder visualizarlos, para poder convertirlos en información de verdad. Pero gestionar y dar sentido de cantidades masivas de datos no es tarea fácil. Tenemos hojas de cálculo, bases de datos, archivos y registros repartidos por todas partes, y muchas veces resulta difícil unificar todo en un lugar fácil de entender y manejar.

Si eres de los que piensan que en tu negocio los datos son sólo un “extra”, bueno, te equivocas. Los datos nos dan perspectiva, nos evitan trabajos redundantes, nos proporcionan un camino sólido sobre el que establecer el camino que vamos a seguir. Pero aquí está el detalle, ¿Cómo puedes tu, persona que no conoce los algoritmos de manejo o las herramientas necesarias trabajar con datos?

Aquí es donde Airtable entra en escena. Airtable es una plataforma que combina la simplicidad de una hoja de cálculo con la potencia de una base de datos. Te permite organizar la información, trabajar de forma colaborativa, y lo más importante, no te pide que aprendas a codificar o a programar algoritmos complejos.

Podrás usar Airtable en tu ordenador descargándolo, a través de la web, o en tu móvil con su app. Y aunque tiene muchas funciones y puede parecer un poco complejo al principio, estamos aquí para simplificarlo y ayudarte a dar tus primeros pasos.

Airtable se presenta como una solución única para organizar y gestionar todos tus datos en un solo lugar. Pero, ¿es realmente tan bueno como dicen? Vamos a descubrirlo.

Airtable, lanzada en 2015 por Howie Liu, Andrew Ofstad y Emmett Nicholas, y es mucho más que una hoja de cálculo. Es una plataforma que facilita la gestión de proyectos, la organización de tareas y la colaboración en equipo. ¿Cómo? Mediante la combinación de la simplicidad de una hoja de cálculo con la potencia de una base de datos. Es decir, Airtable nos permite trabajar con datos de la misma manera que lo haríamos en una hoja de cálculo, pero con una capa adicional de funcionalidad y flexibilidad que sólo una base de datos puede proporcionar.

(Si, estamos suponiendo que sabes trabajar hojas de cálculo. Si no es así escríbenos y te ayudamos)

Esto surgió de una necesidad observada por sus fundadores: había un enorme vacío entre las hojas de cálculo y las bases de datos complejas. Su visión era construir una herramienta que pudiera llenar ese vacío, y por lo tanto, crearon Airtable.

Desde su lanzamiento, Airtable ha tenido una gran acogida. En 2018, consiguió recaudar 100 millones de dólares en una ronda de financiación de Serie C, alcanzando una valoración de 1.1 mil millones de dólares y adquiriendo el estatus de “unicornio“. En 2019, se consolidó como una de las herramientas preferidas por las empresas, gracias a su facilidad de personalización, adaptabilidad y capacidad para integrarse con otras aplicaciones.

Con Airtable, se pueden crear y personalizar bases de datos con una facilidad sorprendente. Puedes elegir entre diferentes vistas (cuadrícula, calendario, galería, kanban) para visualizar y trabajar con tus datos de la manera que más te convenga. Y no tienes que ser un genio de la programación para hacerlo.

Se trata de un híbrido entre una hoja de cálculo y una base de datos que permite a las personas sin formación en tecnología organizar, almacenar y colaborar en proyectos de cualquier tamaño.

A primera vista, Airtable puede parecer una hoja de cálculo mejorada, pero es mucho más que eso. Cada “base” en Airtable es esencialmente una base de datos con la capacidad de añadir tantas tablas como necesites. Puedes personalizar las tablas para adaptarlas a tus necesidades específicas y usar fórmulas, igual que lo harías en Excel o Google Sheets, pero también puedes añadir enlaces a registros en otras tablas, crear vistas personalizadas, y mucho más.

Otra de las características destacables de Airtable es su capacidad de integrarse con una gran cantidad de aplicaciones y servicios, como Google Drive, Dropbox, Slack, Gmail, y muchos más, lo que te permite sincronizar y compartir tus datos de manera eficiente.

Su interfaz de usuario es intuitiva y fácil de usar, y permite a los usuarios arrastrar y soltar archivos en las celdas, agregar comentarios y discutir sobre proyectos en tiempo real. Además, Airtable ofrece una serie de plantillas predefinidas que abarcan una amplia variedad de industrias y usos, desde la planificación de contenidos hasta la gestión de eventos, pasando por el seguimiento de candidatos en recursos humanos.

¿Preparado para saber más? Vamos a desgranarlo en los próximos puntos.

Empezar a usar Airtable es bastante sencillo y no tienes que ser un experto en tecnología para hacerlo. Aquí te muestro los pasos básicos:

1. Crear una cuenta: Lo primero que necesitas hacer es ir a la página oficial de Airtable y crear una cuenta. Sólo necesitas proporcionar una dirección de correo electrónico y una contraseña.
2. Elegir una plantilla o crear una base de datos desde cero: Una vez que has creado tu cuenta, Airtable te dará la opción de comenzar con una de sus plantillas predefinidas o crear tu propia base de datos desde cero. Las plantillas son un buen punto de partida si no estás seguro de cómo quieres que se vea tu base de datos.
3. Añadir tablas y campos: Si decides crear tu propia base de datos, el siguiente paso es añadir tablas y campos. Las tablas son como las hojas de cálculo individuales dentro de tu base de datos, y los campos son las columnas individuales dentro de esas hojas de cálculo. Puedes añadir tantos campos como necesites, y Airtable te permite elegir entre una variedad de tipos de campos, incluyendo texto, número, fecha, casilla de verificación, y más.
4. Introducir datos: Ahora estás listo para empezar a introducir datos. Simplemente haz clic en una celda y empieza a escribir. Puedes copiar y pegar datos de otras hojas de cálculo, o puedes importar datos directamente si ya los tienes en otro lugar.
5. Personalizar y explorar: Una vez que tienes algunos datos en tu base de datos, puedes empezar a personalizar y explorar. Puedes cambiar la forma en que se visualizan tus datos utilizando diferentes vistas, puedes aplicar filtros para ver sólo ciertos registros, puedes clasificar tus registros de diferentes maneras, y mucho más.

Y eso es todo, ya estás en camino de convertirte en un experto de Airtable. Recuerda, la práctica hace al maestro, así que no te preocupes si no te sale todo perfecto la primera vez. Sigue probando y experimentando, y pronto te darás cuenta de lo potente y flexible que puede ser Airtable. En nuestro próximo punto, te enseñaremos algunos trucos y consejos para sacarle el máximo partido. Así que, ¡mantente atento!

Para este caso, hemos elegido una plantilla de Airtable llamada “User Research” o para que lo entienda todo el mundo: Investigación de usuarios.

Al abrir nuestra plantilla, encontramos algunas columnas predefinidas como “Name“, “Session Type“, “Date“, “Person interviewed“, “Overall feedback score“, “Time on task“, “Notes” y “Attachment”

Para añadir datos a estas columnas, simplemente haz clic en la celda que desees modificar y comienza a escribir. Airtable también te ofrece la posibilidad de seleccionar opciones predefinidas en algunos campos, como en el caso del campo “Tipo de sesión”, que te permite seleccionar entre “Follow up session” o “Initial interview”.

Además, Airtable te permite personalizar y expandir tu tabla con campos adicionales según tus necesidades. Aquí te explicamos cómo:

1. Añadir nuevas columnas: Para añadir una nueva columna a tu tabla, solo tienes que hacer clic en el signo “+” que se encuentra al final de tus columnas existentes. A continuación, te pedirá que proporciones un nombre para tu nueva columna y que selecciones un tipo de campo. Los tipos de campo pueden ser texto, número, fecha, checkbox, selección única, selección múltiple, entre otros.
2. Añadir registros (filas): Para añadir una nueva fila a tu tabla, solo tienes que hacer clic en el signo “+” que se encuentra al final de tus registros existentes. Luego, podrás comenzar a llenar las celdas de esa fila con los datos correspondientes.
3. Importar datos: Si ya tienes tus datos en otro lugar, como en una hoja de cálculo de Excel o Google Sheets, puedes importarlos directamente a Airtable. Para hacerlo, haz clic en el icono de “Importar” en la parte superior de tu pantalla y sigue las instrucciones. Airtable te permitirá mapear las columnas de tu hoja de cálculo a los campos de tu base de datos en Airtable.
4. Copiar y pegar datos: Otra opción es copiar y pegar datos desde otra fuente directamente a tu tabla de Airtable. Para hacerlo, simplemente selecciona y copia los datos que quieres importar, luego haz clic en la celda donde quieres empezar a pegar y presiona Ctrl+V (o Command+V en Mac).
5. Arrastrar y soltar archivos: Para los campos de tipo “Adjunto”, Airtable te permite arrastrar y soltar archivos directamente en la celda correspondiente. Esto es especialmente útil para agregar imágenes, documentos u otros archivos a tus registros.

Ahora, ¿qué pasa si necesitas alterar tu tabla? Airtable te permite modificar tus campos existentes. Solo tienes que hacer clic en el nombre del campo y seleccionar “Configurar campo”. Aquí puedes cambiar el nombre del campo, el tipo de campo, y las opciones si es un campo de tipo selección única o múltiple.

La vista Kanban es una de las formas más potentes de visualizar y gestionar tus tareas en Airtable. Si estás familiarizado con herramientas como Trello, te sentirás como en casa con la vista Kanban en Airtable.

Para comenzar, debes ir a la esquina superior derecha de tu base de datos y hacer clic en el botón “+ Añadir vista”. En el menú desplegable, selecciona “Kanban”. Airtable te preguntará qué campo quieres utilizar para tus columnas Kanban; este campo debe ser un campo de tipo “selección única” o “selección múltiple”.

Una vez que hayas configurado tu vista Kanban, verás tus registros presentados como tarjetas que puedes arrastrar y soltar entre las columnas. Cada columna representa una opción diferente en el campo que seleccionaste para tus columnas Kanban. Por ejemplo, si estás utilizando la vista Kanban para administrar un proceso de desarrollo de software y has seleccionado el campo “Estado” para tus columnas, puedes tener columnas como “Backlog”, “En progreso”, “Pruebas” y “Completado”.

Cada tarjeta en la vista Kanban muestra un resumen de la información del registro correspondiente. Puedes personalizar la información que se muestra en cada tarjeta haciendo clic en el icono de lápiz en la esquina superior derecha de la tarjeta.

Si necesitas agregar un nuevo registro, puedes hacerlo directamente desde la vista Kanban. Simplemente haz clic en el botón “+ Añadir tarjeta” al final de la columna correspondiente e introduce la información del nuevo registro.

Finalmente, si necesitas cambiar el orden de tus columnas, puedes hacerlo simplemente arrastrando la columna a su nueva posición.

La vista Kanban en Airtable es una herramienta increíblemente útil para la gestión de proyectos, especialmente cuando trabajas con un equipo. Te permite visualizar de manera clara el estado de las tareas, quién está trabajando en qué, y qué necesita ser abordado a continuación.

Las fórmulas en Airtable permiten realizar cálculos y operaciones sobre los datos que has ingresado en tu base de datos, similares a las fórmulas en Excel o Google Sheets. Te permiten realizar desde las operaciones matemáticas más básicas hasta las manipulaciones de texto y fecha/hora más complejas.

Para empezar a trabajar con fórmulas, debes crear un nuevo campo y seleccionar el tipo de campo “Fórmula”. Aparecerá un editor de fórmulas donde puedes escribir la fórmula que desees. Airtable ofrece una serie de funciones predefinidas que puedes utilizar en tus fórmulas, las cuales puedes encontrar en su guía de fórmulas.

Por ejemplo, si tienes un campo “Fecha de inicio” y un campo “Fecha de finalización”, puedes crear una fórmula para calcular el número de días entre estas dos fechas utilizando la función DATETIME_DIFF(). Tu fórmula se vería así: DATETIME_DIFF({Fecha de finalización}, {Fecha de inicio}, 'days').

Las fórmulas también pueden trabajar con texto. Por ejemplo, podrías tener un campo “Nombre” y un campo “Apellido”, y luego utilizar una fórmula para combinar estos dos campos en un solo campo “Nombre completo”. Tu fórmula se vería así: {Nombre} & " " & {Apellido}.

Además, las fórmulas no están limitadas a trabajar con los datos de un solo registro. Con las funciones de agregación como SUM(), AVERAGE(), MIN() y MAX(), puedes calcular sumas, promedios, valores mínimos y máximos de un campo en todos los registros de una tabla.

Airtable va más allá de las capacidades de las hojas de cálculo tradicionales, proporcionándote herramientas potentes para dominar tus datos. Te brinda el control para organizar, visualizar y colaborar en tus datos de la manera que mejor se adapte a tus necesidades. Veamos algunos consejos para aprovechar al máximo estas herramientas:

1. Utiliza vistas personalizadas: Airtable te permite crear y personalizar vistas según tus necesidades. Las vistas pueden ser en formato de cuadrícula, calendario, galería, kanban o formulario. Cada vista te proporciona una forma diferente de interactuar con tus datos. Por ejemplo, la vista de calendario es perfecta para gestionar fechas y eventos, mientras que la vista de kanban es ideal para gestionar proyectos con distintas etapas.

2. Aprovecha las relaciones entre tablas: Con Airtable, puedes relacionar registros entre diferentes tablas. Esto te permite crear estructuras de datos complejas sin tener que duplicar información. Por ejemplo, si tienes una tabla de “Clientes” y otra de “Pedidos”, puedes vincular cada pedido a un cliente, creando una relación entre las dos tablas.

3. Utiliza las fórmulas para realizar cálculos: Como mencionamos antes, Airtable cuenta con un poderoso sistema de fórmulas. Puedes utilizar fórmulas para realizar cálculos y manipulaciones en tus datos. Esto puede ir desde cálculos matemáticos simples hasta funciones de fecha y hora y manipulaciones de texto.

4. Integra con otras aplicaciones: Airtable puede integrarse con una variedad de otras aplicaciones y servicios, como Google Drive, Dropbox, Slack y Gmail. Esto te permite sincronizar y compartir tus datos de manera eficiente.

5. Automatiza tus flujos de trabajo: Con las automatizaciones de Airtable, puedes automatizar tareas repetitivas y ahorrar tiempo. Por ejemplo, podrías configurar una automatización para que cada vez que se añada un nuevo registro a una tabla, se envíe un correo electrónico a una persona específica.

Trabajar en equipo es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. La colaboración efectiva puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Airtable lo entiende bien y, por eso, ha creado una serie de características para facilitar el trabajo en equipo.

1. Compartir bases y vistas: Puedes compartir fácilmente tus bases de Airtable con tu equipo y asignar distintos niveles de permisos para cada miembro. Esto te permite controlar quién puede ver, editar o comentar en tus bases. Además, también puedes compartir vistas específicas con tu equipo. De esta forma, cada miembro del equipo puede tener su propia vista personalizada de la base.

2. Colaborar en tiempo real: Con Airtable, tú y tu equipo pueden trabajar juntos en tiempo real. Cualquier cambio que realice un miembro del equipo se refleja instantáneamente para todos los demás. Esto hace que la colaboración sea fluida y evita confusiones y malentendidos.

3. Comentarios y menciones: Airtable te permite agregar comentarios a los registros. Esto es útil para mantener un registro de las discusiones y decisiones relacionadas con un registro específico. También puedes mencionar a otros miembros del equipo en tus comentarios para llamar su atención sobre algo importante.

4. Integración con otras herramientas de colaboración: Airtable se integra con una gran cantidad de otras herramientas de colaboración, como Slack, Gmail, Google Drive y Dropbox. Esto significa que puedes compartir y sincronizar tus datos de Airtable con estas otras herramientas, facilitando la colaboración y manteniendo a tu equipo en la misma página.

Uno de los puntos fuertes de Airtable es su capacidad para conectarse con una gran cantidad de otras aplicaciones y servicios. Este alto nivel de conectividad permite a los usuarios trabajar de manera más eficiente y cohesiva al eliminar la necesidad de cambiar constantemente entre aplicaciones. Vamos a explorar algunos ejemplos:

1. Automatizaciones con Zapier o Automate.io: Estas plataformas te permiten conectar Airtable con más de 2000 aplicaciones diferentes para crear flujos de trabajo automatizados. Por ejemplo, podrías crear un “Zap” que automáticamente agregue un nuevo registro en Airtable cada vez que recibes un correo electrónico en Gmail.

2. Sincronización con Google Calendar o Outlook: Puedes conectar Airtable con Google Calendar o Outlook para mantener tus eventos y tareas sincronizadas. De esta manera, podrías ver en tu calendario las tareas o eventos que tienes en Airtable.

3. Integración con Slack: Airtable puede enviar notificaciones a canales de Slack específicos cada vez que se añade un nuevo registro o se realiza un cambio en una base.

4. Conexión con herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana: Si ya estás utilizando herramientas de gestión de proyectos, puedes sincronizar tus tareas y proyectos entre Airtable y estas herramientas.

5. Integración con servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive y Dropbox: Esto te permite vincular archivos almacenados en estos servicios directamente en tus registros de Airtable.

Cabe mencionar que para algunas de estas integraciones necesitarás contar con un plan de pago, ya sea en Airtable o en el servicio con el que desees integrarte. Sin embargo, la inversión puede valer la pena considerando la cantidad de tiempo que puedes ahorrar y la eficiencia que puedes ganar.

Airtable ofrece una amplia variedad de funciones y comandos que te ayudarán a gestionar tus datos de manera más eficiente. Aquí te presentamos un breve resumen:

• Vistas: En Airtable, puedes personalizar la manera en la que ves tus datos. Las vistas incluyen Grid (similar a una hoja de cálculo), Calendar (muestra los datos en un calendario), Gallery (muestra los datos en tarjetas), Form (permite la entrada de datos a través de un formulario), y Kanban (organiza los datos en tableros al estilo de Trello).
• Campos: Airtable permite personalizar los campos de tus tablas para adaptarse a tus necesidades específicas. Algunos de los tipos de campo que puedes usar incluyen texto, número, fecha, casilla de verificación, enlace a otro registro, adjunto, y más.
• Fórmulas: Al igual que en una hoja de cálculo, puedes usar fórmulas en Airtable para realizar cálculos y manipulaciones con tus datos.
• Filtros, Ordenar, y Agrupar: Estas son poderosas herramientas que puedes utilizar para manipular la manera en la que se muestran tus datos.
• Automatizaciones: Airtable te permite configurar automatizaciones para realizar acciones específicas cuando se cumplan ciertas condiciones. Por ejemplo, puedes configurar una automatización para que te envíe un correo electrónico cada vez que se añada un nuevo registro a una tabla.
• Bloques: Los bloques son aplicaciones que puedes agregar a tu base para ampliar su funcionalidad. Por ejemplo, hay bloques para crear gráficos y diagramas, enviar SMS, hacer mapas, etc.